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医院6S管理之库房/仓库管理

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医院6S管理之库房/仓库管理

2020-05-13

整理编辑:精卓咨询6S培训机构

6S管理

6S管理是经过实践检验的成功管理理念,同时也是行之有效的管理工具,其核心要素是:整理、整顿、清洁、规范、素养、安全。6S管理主要是以改善环境、增强人员素质为手段,达到提高工作效率,保证产品质量,降低生产成本的目的。具体到医院管理,就是通过改善就医环境,优化就医流程,规范就医行为,提升员工素养,实现医院精益管理,高效运营。将6S管理的方法运用到医院库房管理(包括药库、物资库房、医学装备库房、食堂库房等)的目的,是避免物资积压、过期,降低物资库存量,减少仓储成本,提高周转率,提高物资配送的准确性和及时性,最终实现各类库房的规范化和精细化管理。


强化库房管理的措施

导入6S管理理念

所谓整理,就是区分库房内要与不要的东西,只保留有用的物品,撤除过期或不需要的物品。整理环节最核心的思想,是强调物品的使用价值,而非原购买价值。希望通过整理这一环节,库房可以释放更多有效的储存空间。

整顿是把要用的东西,按规定位置摆放整齐,并做好标识管理。医院库房内的标识要标明架号、层号、位号、物品类别、名称等信息。通过整顿使库房一目了然,减少了寻找物品的时间。

清洁是保持库房内无垃圾、无灰尘、干净整洁的状态。清洁不是突击式的大扫除,而是标准化、常态化的日常工作内容。

规范是将整理、整顿、清洁等基本行动转化为常规行动,提炼和总结工作方法与步骤,形成制度管理,并长效落实、不断检查和持续改进。

素养在于使库房管理工作人员养成规范的、可延续性的工作职业习惯。

安全是6S的初始目标,也是最终目标。库房安全在医院管理中非常重要。库房管理人员要具备识别风险的能力,对安全风险点、危险源进行有效的识别,并制定应对措施,努力建立起安全生产的环境。


动线规划及储位管理原则

动线设计

医院动线设计中存在着四个动线:人体动线、物体动线、车辆动线和信息动线。统筹规划、合理设计这四条动线是医院设计的重点。在库房动线规划及管理中,主要以直线流程为主,尽量以直线不交叉为原则,有明确的流线指示,能很大限度缩短空间距离,提升库房运营效率的较大化。


环境安全

库房的环境安全管理,重点涉及到储位规划和管理工作。储位是指库房中实际可用于堆放物品的面积。储位的选择是在物品分区分类的基础上进行的,所以储位的选择应遵循确保物品安全,方便吞吐发运,力求节约仓容的原则。通常出货率高的物品,要放在方便进出的位置,减少管理人员的工作量;体积大、流动性大、短期待运货品,应存放于近装卸地或近门处;价值高、体积小物品,应设置专区保管;物品特性相同者, 储放于一区;注意防火、防损、防潮、防锈、防蚀、防尘、防冷热、防污、防盗等问题。依库房面积、物品体积及用量区分,库房内通常设置中型料架、重型料架和栈板储区几个区域。在储位负荷量和高度基本固定的情况下,应从存储物品不同的体积和重量出发,尽量保证储位的最合理利用。对于轻泡物品,应安排在载重量(负荷量)小和空间高的储位。对于实重物品,应安排在载重量大而且空间低的储位。 


加强库存管理

存量管制

好的库存量一直是医院物资管理的一个难题,物资库存量过多会增加管理的困难,保管这些物资,需占用大量的空间和保管维护人员,加大了仓储成本。而且购置物资需占用大量资金使得医院的资金周转受到限制,所以“零库存”的理念一直被大家所倡导。但是零库存绝不是实际意义上的没有库存,而是通过存量管制设置一个最合理的库存量,利用最小的资金、库存,发挥很大效益。我们将采用以下的方式设置物资补货的上下限(台湾某医学中心使用,仅供参考):


物资补货的上限=采购周期×日消耗量

物资补货的下限=前置时间×日消耗量×变异系数(约为±15%~±20%,依各医院不同)

采购周期=规律性两次采购的间隔天数

日消耗量=物资全年消耗量/365天

前置时间=请领、申购、审批、订货所需时间+人工及信息系统接收到反应时间+厂商交货所需时间+到货验收入库所需时间


ABC分类

保持较好的库存量后,对在库的物资进行ABC分类也是非常必要的。ABC分类法(Activity Based Classification) ,全称应为ABC分类库存控制法,有时也称之为 “80对20”规则。ABC分类法的核心是识别出少数的但对事物起决定作用的关键因素和多数的但对事物影响较少的次要因素,分清主要事物与一般事物,进而对其进行区别管理的一种分析方法。ABC分类法也是一个动态的管理过程,要根据实际情况随时调整。在实际工作中,把物资按照品种和占用资金的大小分类,再按照各类物资重要程度不同分别控制,抓住重点,分清主次,以达到事半功倍的效果。

医院仓库/库房管理

库存金额占比60%~80%的物资,将其归为A类物资,重点控制管理;库存金额占比20%~30%的物资,将其归为B类物资,适当管理控制;库存金额占比5%~15%的物资,将其归为C类物资,这类物资数量大,金额小可简单控制。医院要将管理的重点集中放在A类物资上。再次,建议医院对A级存货每天或每周盘点;B类存货每周或每月盘点;C类存货每三个月盘点。


加强出入库管理

医院各类物品的入库流程包括接单、指派储位、验货点收、库内堆存、复核验收、残损处理、帐务处理等步骤;出库流程包括接单、单货核对、发货装车、签字放行、复核余数、销账。医院各类库房管理的本质是保证库存能够长期合理使用。这就要求库房管理人员准确掌握医疗用品的使用情况。根据医院使用消耗情况,做好库存控制目标,确立合理的库存和基数,实现资金配置的优化。当库存量不足以达到较低基数数量时,就要及时订购补货,保证库存能够满足不同科室的使用需求。对于那些医疗需求较小的医疗用品,可以减少采购数量,对于订货周期较长的医疗用品要提前做好采购计划,防止发生缺货现象。通过合理的出入库管理,从而使医院的医疗用品能够得到经济合理的应用。


医院库房监管评价方法

○ 对医院库房实行定置管理,物品合理分类,整齐摆放

职能管理部门要监管库房是否建立相关管理制度,并可随时方便查阅;库房内实行定置管理,各类设施、医疗用品合理分类,摆放整齐,标识规范,确定取用原则(先进先出);按基数定量,有效期管理,做到先进先出,无过期、失效、变质等现象;积极推行目视化、信息化管理。


○ 库房环境整洁,通道畅通

库房保持清洁,货架上无积灰尘、杂物等,库房日常保洁制度健全,落实责任;库房通道、区域线规范,清晰整洁无随意占道现象,消防通道畅通。


○ 库房内各种防护、温湿度控制措施有效落实

库房内有温湿度要求并记录完整,填写规范;贵重物品(如高值耗材)应按规范保管存放;药库、医材卫材库应当具备防潮、避光、通风、防虫、防鼠等仓储条件;院内危化品规范管理,且有清晰的警告性标识,如酒精、甲醛等。


○ 库房报废(失效)的物资、耗材、设备应规范管理

查检库房内是否规划区域放置破损、报废、失效或退回的物资、耗材、设备,并标示清楚,规范隔离;是否建立规范的处置台账,按照处置流程管控有效。


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