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高校办公文件如何运用5S管理

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高校办公文件如何运用5S管理

2022-07-15

高校办公文件如何运用5S管理为了给员工创造一个干净、整洁、舒适的工作场所和空间环境,保持设备良好的运行环境,提高设备运转率。促进公司特有的企业文化氛围,达到提高员工素养、公司整体形象和管理水平人目的。所以很多企业都在推行5S管理,当然高效办公文件管理也是一样的,所以在此,特推出高校办公文件如何运用5S管理的实施方法。


办公室5S管理的目的:


办公室5S包括多方面内容,文件管理是主要项目之一,文件5S活动的目的主要是为了提高办公事务效率、减少查找文件的时间,创建干净整洁的工作环境,同时也体现了公司整体管理水平的高低。衡量文件5S活动水准的一个重要指标就是找出文件所需的时间。


5S管理方法:


1、5S管理-整理(Seiri)


5S管理整理的意思是将工作区的所有东西区分为“需要”和“不需要”,把“需要”的东西和“不需要”的东西分开,把“必要”的东西分开,把不需要的东西处理掉,5S管理的目的是腾出空间,防止误用,营造整洁的办公环境。5S管理在实际工作中,办公室经常会收到各种文件。如果不及时进行整理,文件就会堆积如山,文件丢失更严重。


发生这种情况时,我们需要做的第一件事就是对文件进行5S管理分类。5S管理分类的原则是区分“立即使用”、“暂时使用”、“长期不用”、“无需保存”,5S管理这样分类有两个含义:第一个含义是处理不必要的文件,这可以腾出空间。第二个含义是根据优先级对需要保留的文档进行分类。


办公室5S


2、5S管理-整顿(Seiton)


5S管理整顿的意思是将所需文件置于工作人员能够清楚理解和使用的状态,推行5S管理即无需花时间查找状态即可直接使用。这样做的目的是让文件放置一目了然,5S管理创建一个井井有条的办公环境。要完成整顿过程,需要满足以下三个要求:


①5S管理要求是确定文件的位置。比如老师的考勤文件应该放在一楼的第一个文件柜。文件的位置已确定。


②5S管理要求是将它们分类。例如,教师应将考勤放在第一个文件柜中,学生的考试文件应放在第二个文件柜中。这是分类安排。


③5S管理要求是识别文件。这个过程非常重要,识别的合理性直接影响文件批量管理的效率。如何识别文件?我们要了解鉴别的基本知识。文件标识可以使用单个数字、字母、文字或单词的组合来表达一定的含义作为文件的标识。5S管理的目的是使用简单易懂的符号。标记目标文件的位置。


5s办公室管理


3、5S管理-清扫(Seiso)


5S管理清扫的意思不只是打扫、清除,而是要经常清扫,保持文件整洁。重点是“经常”和“保持”。5S管清扫的目的是延续前两个“S”的结果。比如有新文件时,直接按照整理整顿的要求,该清除的清除,需要保存的赋予新文件一个5S管理的标识将其放在规定的位置,并将标识的清单更新。这样办公室就不会出现文件积压,文件也不会被遗忘或丢失。


4、5S管理-清洁(Seikeetsu)


5S管理清洁的意义在于将整理、整顿、清扫三个环节规范化、制度化。5S管理清洁的目的是保持前三个“S”的成果,养成这些3S的工作习惯。试想一下,如果每六个月才整理一次文件,在实践中就没有意义了,文件又会堆积起来,失去前三个“S”的意义。“清洁”环节在以往的基础上提出了更高的要求。5S管理目的是把“整理”、“整顿”、“清扫”作为良好的“习惯”,逐步形成文件管理的规范。“整理”和“整顿”是描述正确的工作方法,“清扫”是强调把好的工作方法变成好习惯。“清洁”的意思是坚持以良好的“习惯”为标准和制度去执行。


5、5S管理-素养(Shit-suke)


5S管理素养的意思是每个人都按规定的要求执行。这是一个广泛的要求,要求每个人都遵守执行,让一个团队共同执行。如果其他人不维护现有的秩序,现有的管理成果将在短时间内丢失。靠个人的行为是不可能维持之前的“4S”的。只有集体维护才能维护整个办公室文件管理发挥真正的作用。


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